Speciale accessori e componenti

L’informatica in azienda

Tutti i requisiti minimi di un sistema computerizzato e delle attrezzature accessorie che possono servire per partire

Ancora una volta, chi si attendeva dal 6° Censimento agricolo una fotografia precisa dello stato del settore primario rischia di rimanere deluso: il contoterzismo, così come numerose attività a sostegno dell'agricoltura, pare non sia fra gli obiettivi dell'Istat, se è vero che le imprese agromeccaniche devono limitarsi a compilare soltanto il quadro generale, senza entrare nei singoli argomenti.
D'altra parte la stessa nozione di “censimento dell'agricoltura” è vecchia ormai di mezzo secolo e riguarda oggi una percentuale di cittadini davvero esigua, anche considerando situazioni che nulla hanno a che vedere con l'imprenditoria: pare che oltre metà delle sedicenti “aziende agricole” non abbia nemmeno la partita Iva. Il lettore avrà capito che escludere gli agromeccanici – aziende che “vivono” facendo agricoltura, e agricoltura d'avanguardia – per inserire gli agricoltori della domenica e l'autoconsumo non ci trova assolutamente d'accordo: sarebbe come inserire nel comparto dell'industria tessile chi coltiva la passione per il lavoro a maglia o all'uncinetto.
Non potremo quindi attenerci ai dati del censimento per valutare quante imprese agromeccaniche siano oggi in grado di utilizzare sistemi informatici per gestire una o più fasi produttive: stime attendibili, benché circoscritte sul piano geografico, vedono una percentuale compresa fra il 25 e il 30% del totale, mentre se si guarda al contoterzismo extra agricolo (movimento terra, trasporti e servizi ambientali) l'incidenza raddoppia.
Non sono valori di poco conto, se raffrontati al settore strettamente agricolo, che si colloca su percentuali decisamente inferiori: e anche qui, se togliamo le situazioni più favorevoli – come vendita diretta, trasformazione e attività connesse, incluso l'agriturismo – si scende facilmente sotto le due cifre.

 

Funzioni di base e avanzate
L'uso degli strumenti informatici riguarda principalmente queste funzioni:
1 - l'accesso a Internet per consultazione di siti di interesse (Enti, Associazioni, imprese);
2 - la corrispondenza con clienti e fornitori;
3 - i rapporti con la pubblica amministrazione (caso tipico, il Sistri);
4 - la tenuta del brogliaccio dei lavori eseguiti e del personale impiegato;
5 - la fatturazione delle prestazioni;
6 - la tenuta, a diverso grado di specializzazione, di scritture contabili;
7 - la giustificazione del gasolio agricolo;
8 - la valutazione dei costi di esercizio;
9 - l’analisi della gestione economica e finanziaria;
10 - l’organizzazione dei cantieri di lavoro, della logistica e dei servizi accessori.
Alcune di queste funzioni possono essere svolte anche da persone prive di una particolare esperienza (come l'accesso a Internet, alla posta elettronica o la compilazione di una fattura), senza dover acquistare particolari programmi informatici. La maggior parte dei computer oggi sul mercato offre - già installati e compresi nel prezzo di acquisto - programmi di videoscrittura, fogli di calcolo e modelli preimpostati che consentono di predisporre preventivi, lettere, prospetti e fatture inmodorapido e di mantenere memorizzati i documenti prodotti per poterli eventualmente modificare o adattare a nuovi utilizzi. Chi dispone di sufficienti conoscenze di base e dei necessari programmi può poi gestire funzioni più complesse come la tenuta del brogliaccio dei lavori svolti durante l’annata ed eventualmente abbinarvi la valutazione dei costi di esercizio delle macchine, fino alla gestione completa dell’azienda e alla tenuta di scritture contabili, sia in proprio che connessa a un centro di consulenza esterno (Associazione o professionista). Queste funzioni di base, che rappresentano comunque un bel passo avanti rispetto alla maggior parte degli applicativi esistenti, possono essere integrate con altre applicazioni aggiuntive, quali ad esempio:
- la comunicazione per via telematica dei dati amministrativi al centro di consulenza esterno (Associazione o professionista);
- l’agenda per la pianificazione dei lavori;
- le rilevazioni statistiche nell’anno e fra diversi anni;
- la contabilità di magazzino (ricambi, fluidi tecnici, materiali di consumo);
- i piani di manutenzione programmata delle macchine e le riparazioni estemporanee, con la possibilità di tenere conto dei costi delle singole macchine o cantieri;
- il calcolo delle esatte superfici lavorate tramite Gps;
- la determinazione precisa delle superfici interessate da particolari lavorazioni (distribuzione di antiparassitari o concimi potenzialmente inquinanti);
- l’elaborazione dei piani di difesa e concimazione sulla base dei parametri rilevati in campo (agricoltura di precisione).
Definito quello che vogliamo o vorremmo fare, non ci resta che esaminare i requisiti minimi di un sistema informatico e delle attrezzature accessorie che possono servire per partire, lasciando aperta la possibilità di espandere le funzioni e le prestazioni del sistema.

 

Scelta del PC
Il cuore del sistema, non bisogna dimenticarlo, è un apparecchio soggetto a una rapidissima obsolescenza: anche se la durata fisica può essere molto superiore, un personal computer tende a essere superato dai tempi dopo un periodo variabile fra i 3 e i 4-5 anni, a seconda di quanto si è investito all’inizio e di cosa si vuole fare.
Se si pensa di installare altri applicativi nel futuro o di collegare nuove periferiche, si rischia di trovarsi con una macchina già vecchia che spesso non può supportare gli aggiornamenti.
Bisogna inoltre stare attenti perché fra il modello all’avanguardia e quello di medie caratteristiche il divario di prezzi può raggiungere livelli elevati (anche più del doppio), senza che il maggiore investimento sia compensato da una corrispondente maggior durata operativa. In pratica, dovendo scegliere, conviene fare un esame comparato presso i diversi fornitori, tenendo conto di alcuni parametri di giudizio fondamentali:
1 - velocità del processore: rappresenta la “potenza” del computer e si misura in “GigaHertz”, con simbolo GHz: acquistando oggi, sotto i 2,2 GHz non conviene scendere;
2 - memoria istantanea (Ram): rappresenta la memoria immediatamente disponibile, necessaria per aprire e tenere in linea diversi programmi; questi hanno raggiunto un tale livello di complessità da richiedere memorie notevoli, dell'ordine di almeno 1 GB (Giga Byte, ossia un miliardo di caratteri), ma con l'optimum sopra i 4 GB;
3 - il disco fisso (HD), sul quale sono memorizzati i programmi, i documenti o le immagini (che “consumano” molta memoria) deve poter contenere almeno qualche centinaio di GB; se si caricano molte immagini, filmati o se si usano funzioni cartografiche legate all’uso del Gps, la capacità deve essere maggiorata (esistono dischi per uso professionale che contengono diversi TB, ossia milioni di milioni di Byte);
4 - masterizzatore/ lettore di dischi ottici, utile anche per copiare periodicamente i documenti archiviati e tenere così una copia di sicurezza;
5 - tastiera e mouse: per chi ha a disposizione poco spazio sono molto utili quelli senza filo, che consentono di sgombrare facilmente il piano del tavolo quando non si usa il computer.
Dove acquistare il computer? L'acquisto nei supermercati, al di là del prezzo favorevole, non sembra la soluzione migliore per chi debba farne un uso professionale, per almeno quattro buoni motivi. In primo luogo l'allestimento (inteso come combinazione dei vari componenti interni) è stato deciso in funzione di un utilizzo prevalentemente domestico, con un occhio di riguardo al prezzo: fra un disco fisso da 30 e uno da 80 euro ci potrebbero essere differenze significative in termini non solo di prestazioni, ma anche di affidabilità. Una buona ragione può essere quella della scarsa assistenza in fase di prima installazione, che potrebbe presentare qualche difficoltà per chi non ha molta familiarità con i computer (o è completamente digiuno della materia).
Particolarmente importante è il sistema operativo, ossia quel software che consente di aprire e far funzionare i programmi veri e propri: se si desidera connettere il computer con quello del proprio ufficio di consulenza, potrebbe essere necessario disporre di una versione professionale e non di una idonea a un impiego diverso (videogiochi, musica, elaborazione di immagini ecc.).
Quarto e ultimo motivo, i programmi: il computer preconfigurato, così come viene preso giù dallo scaffale, dispone di programmi a pagamento che, per potere essere compresi nel prezzo, sono spesso in versione semplificata. Esistono invece parecchi programmi totalmente gratuiti, sviluppati da primarie case di software e scaricabili da Internet, sostanzialmente simili a quelli a pagamento per uso professionale, in grado di accedere a Internet, di gestire la posta elettronica e l'automazione di un ufficio (fogli di calcolo, videoscrittura, presentazioni, gestioni di dati ecc.). Se poi si desidera caricare sul computer applicazioni specifiche, come un programma per l'amministrazione dell'impresa agromeccanica, la registrazione dei lavori per la fatturazione, la gestione dei terreni col Gps o la tenuta della documentazione giustificativa di particolari lavorazioni (trattamenti, spandimento liquami, essiccazione cereali ecc.), diventa più che mai necessario scegliere la macchina “giusta”, ossia un computer dotato della configurazione più favorevole rispetto all'uso che se ne vuol fare. In questi casi è senz'altro preferibile rivolgersi a un negozio specializzato, in grado di fornire la consulenza necessaria sia in termini di allestimento del computer, sia riguardo ai programmi da caricarci sopra sia, infine, in relazione all'installazione in azienda.

 

Fisso o portatile?
L'evoluzione dei mercati ci porta oggi a riconsiderare completamente il ruolo delle due diverse tipologie, a cui corrispondono peraltro prestazioni piuttosto diverse; in soli cinque anni, infatti, il PC portatile ha assunto un ruolo di primo piano nell'elettronica di consumo, scalzando decisamente il primato del computer fisso. Questo cambio di scena è dovuto principalmente al grande sviluppo della telefonia mobile e alla diffusione dei modem per la connessione veloce a Internet (la cosiddetta banda larga), che hanno trasformato il portatile, da costoso giocattolo per pochi, a strumento di comunicazione universale, utilizzabile sempre, dovunque e da chiunque.
Chiaramente, i limiti ci sono: la banda larga è disponibile sulla parte più abitata del territorio nazionale e lungo le grandi vie di comunicazione, mentre nelle aree a vocazione prevalentemente rurale il segnale si indebolisce fino ad annullarsi; nei territori montani e disagiati, che spesso non vengono raggiunti neppure dalle connessioni Internet veloci di rete fissa, l'accesso alla Rete rimane problematico, aumentando il divario già presente per altri motivi.
In realtà, il portatile è utile (e comodo...) soltanto se deve essere – per l'appunto – portato qua e là e utilizzato fuori dal luogo abituale, in quanto presenta alcuni difetti strutturali:
- i vari componenti sono integrati nella struttura e possono essere sostituiti o riparati (con costi elevati) solo dal costruttore;
- è difficile allestire e configurare il computer a proprio piacimento;
- lo schermo ha dimensioni ridotte: esistono portatili con schermi da 19 pollici e oltre, ma hanno peso e dimensioni elevati (sono poco pratici) e scarsa autonomia;
- la tastiera non dispone del tastierino numerico integrato, il che rende lento l'inserimento dei dati numerici: spesso si usa una seconda tastiera esterna;
- il mouse a sfioramento richiede abitudine e non è di facile uso come quello esterno, che molti continuano a usare anche con il portatile;
- il computer tende a surriscaldarsi quando viene usato (o lasciato acceso) per diverse ore: in tal caso esistono appositi sostegni dotati di piccole elettroventole per raffreddare il fondo del portatile;
- è sempre consigliabile staccare le batterie quando il computer viene usato con l'alimentazione elettrica: questo può tuttavia comportare la perdita di dati in caso di improvvise interruzioni (o sbalzi) di corrente;
- la portabilità talvolta si paga cara: urti, polvere e umidità sono i veri nemici dei computer portatili e li espongono a guasti improvvisi e spesso irreparabili.
Se il computer fisso presenta l'inconveniente dei cavi di collegamento con tastiera, mouse e video, anche un portatile usato come fisso non scherza: fra accessori, dispositivi esterni, annessi e connessi si finisce per mettere assieme un bel volume di materiali.
Inutile dire che, se la sua “casa” è l'ufficio, il PC fisso rappresenta senz'altro la soluzione migliore: la struttura a torre, ormai diffusa da oltre un decennio, oltre a garantire un buon raffreddamento, consente di inserire diversi accessori addizionali, come un secondo disco di riserva (da usare per le copie di sicurezza), una batteria di porte Usb aggiuntive, un secondo masterizzatore ecc. Inoltre, se si rompe o si usura qualche componente (come la tastiera, il mouse o il video), la sostituzione è alla portata di tutti: basta staccare la periferica vecchia e collegare la nuova, senza bisogno di un tecnico esperto.
L'unica precauzione, per chi utilizza in azienda un computer fisso, è quella di proteggere il sistema contro le improvvise mancanze di corrente, le cadute di tensione o gli sbalzi (sovratensioni) dovute a scariche atmosferiche o ad anomale dispersioni sulla linea di terra (per esempio, in vicinanza di linee ferroviarie elettrificate). Per i fulmini, il sistema migliore è fare installare un protettore bipolare sulla linea di alimentazione che interviene automaticamente quando la tensione supera qualche centinaio di volt; quindi, immediatamente a valle di questo, collegare un gruppo di continuità statico, in grado di filtrare le sovracorrenti (fino a 500-1000 volt, quindi con ampio margine di sicurezza). Il gruppo di continuità è costituito da un inverter, che trasforma la corrente continua, erogata da un pacco di batterie al piombogel, in una corrente alternata di tensione assolutamente stabile e frequenza controllata (220 volt e 50 Hertz), ideale per alimentare il computer; un caricabatterie mantiene sempre cariche le batterie, garantendo l'alimentazione in caso di black out per un tempo variabile da 5 a 60 minuti, comunque più che sufficiente per salvare i dati e spegnere il PC.
Un altro difetto del “fisso” risiede nell'impossibilità di portarsi appresso il computer quando ci si reca dal cliente per fare i conti: qui si possono modificare i prezzi in relazione alle trattative e predisporre la fattura in tempo reale, oltre a poterla stampare con l’aiuto di una piccola stampante portatile, che riceve i dati dal PC attraverso un flusso di raggi infrarossi o via radio, senza fili né altro. Ma un'ipotesi del genere presuppone un buon livello evolutivo nella gestione aziendale, che può essere completato sia ricorrendo a un netbook (piccolo portatile da circa 1 kg di peso, che rappresenta oggi la soluzione più economica) da affiancare al fisso, sia utilizzando un cellulare dell'ultimagenerazione, in grado di memorizzare una mole impressionante di dati e sostituire in tutto e per tutto un normale portatile.

 

La stampante più adatta
Strumento indispensabile per produrre documenti, la stampante richiede attenzione al momento dell’acquisto in relazione all’uso che se ne vuole fare, tenendo conto che continuano a esisterne di quattro tipi fondamentali, ognuno con la propria tecnologia:
1. a impatto: un tempo le più diffuse, resistono ancora per usi particolari, come la stampa su moduli continui con carta autocopiante; lente, costose e rumorose sono ormai in via di abbandono;
2. a trasferimento termico: rappresenta un'evoluzione del sistema tuttora usato per registratori di cassa e apparecchi per pagamenti elettronici e ha un utilizzo confinato alla stampa di foto digitali;
3. a getto di inchiostro: sono numericamente le più diffuse e anche le più versatili. Hanno il vantaggio di costare poco, ma attenti alle prestazioni: la loro velocità, che si misura in pagine per minuto (ppm), si riferisce a una copertura del 5% della superficie. Può capitare addirittura che il prezzo di acquisto sia inferiore a quello delle cartucce d’inchiostro che contengono: è importante sapere quanta carta si dovrà stampare perché il costo di ogni pagina potrebbe risultare elevato, specie per le stampe a colori;
4. a tecnologia laser: usano la stessa tecnologia delle macchine per uso professionale e sono caratterizzate da prezzi mediamente più alti di quelle a getto di inchiostro: hanno il pregio dell’elevata velocità di stampa e del fatto che questa è poco influenzata dalla quantità di scritto che copre la pagina; anche qui bisogna stare attenti al costo del materiale di consumo.
A parte la tecnologia di stampa, hanno ormai conquistato una quota di mercato rilevante le stampanti multifunzione che, oltre a stampare, possono acquisire immagini (per mezzo di uno scanner incorporato); questo permette loro di essere utilizzate come fotocopiatrici (in via d’estinzione) e addirittura come fax. A volte la soluzione più economica può essere conseguita acquistando una stampante laser in bianco e nero da utilizzare per i grossi volumi di stampa (che garantisce di solito il costo più favorevole per singola copia), abbinata a una multifunzione a getto d'inchiostro, da usare per eventuali stampe a colori, per eseguire fotocopie e come fax, il cui costo è ormai sceso a poche decine di euro. In alternativa si può optare per una multifunzione a colori, in grado di riunire tutto in un'unica macchina (ma senza il pregio della riserva da usare in caso di guasti...), tenuto conto che il costo per copia sta lentamente discendendo anche per le macchine a colori: in ogni caso è indispensabile che le cartucce dei colori siano singole (ci sono colori che si usano di più e altri di meno) e che la cartuccia del nero e il tamburo (drum) siano separati, dato che la durata di questi due componenti è alquanto diversa.

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